„Błędem jest się strzyc samemu”, Personel Plus, wrzesień 2017

Outsourcing w teorii zarządzania pojawił się w latach 80-tych poprzedniego stulecia, a do praktyki wszedł w latach 90-tych. Jego istotę najlepiej oddają słowa Henry’ego Forda: ”Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudniać do wykonania pracy kogoś, kto to zrobi lepiej niż my.” Głównym celem strategicznym, dla których organizacja podejmuje decyzję o symbolicznym „odchudzaniu” własnych struktur i zasobów jest chęć koncentracji na działalności kluczowej, która decyduje o jej rozwoju. Outsourcing ma doprowadzić do zwiększenia efektywności i skuteczności w wybranych aspektach funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednocześnie umożliwiając poprawę działania organizacji jako całości.

Po co to wszystko, czyli cele outsourcingu

Pod koniec XX wielu czasopismo „Harvard Business Rewiew” uznało outsoursing za jedną z najważniejszych koncepcji w dziedzinie zarządzania na przestrzeni całego wieku. Nic dziwnego. Istota outsourcingu polega na przekazywaniu tych zadań, z których można zrezygnować czy też które mogą być wykonywane taniej, a często również i lepiej, poza organizacją. Firma ma możliwość skupić się na swojej zasadniczej działalności i działać tam, gdzie dysponuje przewagą konkurencyjną. Obszary, które często stanowią działalność uboczną czy pomocniczą są wówczas wydzielane z procesów działania organizacji i przekazywane do realizacji podmiotom zewnętrznym.

 Obszary zastosowania outsourcingu najczęściej związane są z dziedzinami i technologiami wymagającymi przy wdrażaniu większych nakładów finansowych. Te najbardziej powszechne to m.in:

  • Outsourcing IT – zlecenie wdrożenia i obsługi nowoczesnych technologii
    w organizacji.
  • Outsourcing procesów biznesowych – polega na oddaniu prowadzenia i obsługi wybranych procesów biznesowych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.
  • Outsourcing CRM – czyli zarządzanie relacją z klientami. Obejmuje nawiązywanie
    i utrzymywanie kontaktu z klientem w imieniu organizacji.
  • Outsourcing funkcji kadrowych – w tym przypadku firmy zewnętrzne przejmują administrację funkcjami kadrowymi, rekrutację, organizację szkoleń, itd.
  • Outsourcing płac (payroll) – oznacza przejęcie przez firmę outsourcingową obsługi listy płac. Pozwala to na usprawnienie procesów administracyjnych, a także umożliwia korzystanie z fachowej wiedzy specjalistów od prawa pracy i ubezpieczeń.
  • Leasing pracowniczy – wykorzystuje się w sytuacji okresowego zwiększenia zapotrzebowania na pracowników. Firma zewnętrzna oddelegowuje wówczas swoich pracowników do pracy na rzecz klienta.

Outrsourcingowe patologie

Niewielu polskich przedsiębiorców wie, jak wprowadzić outsourcing, dlatego popełniają oni błędy. Wiedzą co prawda, co to jest outsourcing, ale niestety nie postrzegają go strategicznie i nie korzystają z zewnętrznych zasobów. Zdefiniowano cztery podstawowe najczęściej popełniane błędy przy wprowadzeniu tej metody (Insytutu Ipsos, raport: Utracone szanse: bariery wykorzystania outsourcingu w Polsce, Harvard Business Review Polska, 06.2006:

Błąd 1. Brak strategicznego podejścia do outsourcingu – tylko nieliczne firmy w ramach tworzenia strategii rozwoju metodycznie ustaliły rolę outsourcingu w realizacji strategii.

Błąd 2. Decyzję outsourcingową przygotowują niewłaściwe osoby. Najczęściej decyzje te są podejmowane przez osoby odpowiedzialne jedynie za wybraną część biznesu. Tymczasem powinien to być zespół specjalnie przygotowanych pracowników z różnych działów. Dobrze byłoby, by w procesie decyzyjnym uczestniczyła niezależna firma doradcza z przygotowaną analizą przypadku.

Błąd 3. Pomijanie analizy przypadku (business case). Najważniejszym kryterium oceniającym atrakcyjność projektu jest wynik analizy opłacalności. Ważny jest sposób jej przygotowania. Firmy niestety najczęściej pomija analizę opłacalności, przechodząc do porównywania ofert i wyboru dostawców. Benchmarking to stały proces towarzyszący firmom – znajomość kosztów realizacji takiego projektu w innych firmach wydaje się być kluczowa dla powodzenia tego przedsięwzięcia.

Błąd 4. Zbyt mały udział dostawców w przygotowaniu rozwiązania, ocenie ryzyka oraz analizie opłacalności. Błąd ten wynika z faktu, że większość firm traktuje analizę opłacalności jako porównywanie ofert, a nie analizę kosztów całego procesu. Dostawcy powinni wiedzieć, jakie są motywy rozważania outsourcingu, aktualnie realizowane procesy i koszty.

Więcej można będzie przeczytać we wrześniowym Personelu Plus.