Z cyklu: „Urwanie głowy” – „Duże oczekiwania, kiepskie wyniki”_Miesięcznik Benefit_02/2019

Wyobraźmy sobie pewną sytuację. Wracasz ze służbowej delegacji. Czekasz na lotnisku, dajmy na to w Toronto na powrót do Warszawy, gdy nagle orientujesz się, że zgubiłeś portfel (a może nawet został skradziony?). Cofasz się po własnych śladach, ale bez skutku. Idziesz do okienka biletowego, lecz nikt nie widział twojego portfela. W biurze rzeczy znalezionych słyszysz, że twoja zguba może tam trafić najwcześniej za pół godziny. Albo – co gorsza – jutro. Zostawiasz więc swoje dane i wychodzisz z pewnym wahaniem. W myślach wybiegasz już w przyszłość i robisz listę: zgłosić zaginięcie i zablokować karty płatnicze, dokumenty, umówić się w wydziale komunikacji w sprawie nowego prawa jazdy…Będziesz musiał zawiadomić wszystkie instytucje pobierające od ciebie regularne opłaty o zmianie numeru. No i trzeba będzie wyrobić sobie nową kartę płatniczą, więc przez kilka następnych dni będzie ci trudno wypłacić z konta gotówkę.

 

Zgubienie portfela wprowadza zakłócenia do naszego działania, ale samo w sobie nie jest aż tak stresujące. Denerwować może nagła przerwa w naszych oczekiwaniach. Pojawienie się zakłóceń, których nie braliśmy pod uwagę, pochłania czas i burzy porządek. Kiedy to zrozumiemy, będziemy lepiej przygotowani na ewentualne zakłócenia i radzenie sobie z ich konsekwencjami.

 

To tylko zakłócenia, głuptasie

Byłam kiedyś konsultantką szefa sześcioosobowego działu sprzedaży. Ów szef chciał efektywniej wykorzystywać swój czas. Mówił, że każdy pracownik przychodzi do niego z jakimś pytaniem co dwie godziny. Z pozoru sytuacja nie wyglądała źle, ale miała tendencję do kumulacji. Jeśli jeden pracownik przychodził z pytaniem co dwie godziny, oznacza to, że zadawał cztery pytania dziennie. Sześciu pracowników zadawało więc dwadzieścia cztery pytania dziennie, co oznaczało sto dwadzieścia razy tygodniowo. Przeliczyć też to można na trzy przerwy w pracy w czterdziestogodzinnym tygodniu pracy.  Jeśli dodać do tego czas, którego potrzebował do normalnego rytmu pracy, uzyskujemy cały dzień, który idzie na marne. Opracowałam więc system, dzięki któremu szef mógł zapanować nad tymi zakłóceniami, a zarazem nad swoim czasem. Nazwałam go T-4 („T” to pierwsza litera mojego imienia).

Poprosiłam szefa, żeby podzielił pytania na cztery kategorie, w zależności od rodzaju postępowania. Odpowiedzi na pytania z kategorii T-1 znajdowały się na piśmie (wymagały tego wewnętrzne przepisy firmy). W związku z tym szef mógł po prostu odsyłać pytających do odpowiednich dokumentów.

Pytania z kategorii T-2 mogły być kierowane do współpracowników. Odpowiedzi na pytania T-3 przybierały formę „tak” lub „nie”. To wymagało jedynie krótkiej rozmowy telefonicznej lub wiadomości mailowej. Pytania z ostatniej kategorii T-4 musiały być kierowane do szefa. Tylko on mógł i chciał na nie odpowiadać.

W naturalny sposób rodzi się pytanie: ile pytań wpadało do kategorii T-4? Jeśli założymy, że każdy pracownik zadał tylko dwa takie pytania dziennie, otrzymamy łącznie sześćdziesiąt zakłóceń na tydzień. To o połowę mniej niż poprzednio! W rzeczywistości szefowi, o którym mowa jeszcze bardziej udało się zmniejszyć ich liczbę. A co najważniejsze ograniczając liczbę zakłóceń, zaczął lepiej wykorzystywać czas i zmniejszył poziom stresu osobistego i w organizacji.

 

WYIMEK: Kilka zakłóceń w ciągu godziny pochłania właściwie całą godzinę, a kilka zakłóceń dziennie przekreśla praktycznie cały dzień pracy. Czy jednak radzenie sobie z zakłóceniami nie brzmi jak oksymoron?Prawie jak „ciepłe lody”, „zimne ognie” czy „skuteczność rządu”?

 

Weź się za siebie!

Nie osiągniemy nic koncentrując się na tym, co nam przeszkadza w pracy, w życiu. Kiedy koncentrujemysię na zadaniu, zakłócenia tracą swoją moc. Zdumiewające, ale prawdziwe! Zmieniając scenerię, otwieramy nowe perspektywy i tym samym uciekamy od zakłóceń. Jeśli będziemy tak postępowali w wypadku zadań specjalnych, zwłaszcza takich, które wymagają od nas twórczej inwencji, łatwo będzie zobaczyć, jak wzrośnie nasza efektywność. Osobiście pisanie najlepiej mi się udaje w pewnej zaprzyjaźnionej kawiarni. Dobre warunki pracy oferować mogą również biblioteka, park nawet centrum handlowe. Zmiana otoczenia może natychmiast przynieść owoce.

Mam od jakiegoś czasu nowy zwyczaj: nie otwieram e-maili aż do piątku (przepraszam). Odkładam przedzieranie się przez całą korespondencję na koniec tygodnia. Większość z nich nie jest aż tak pilna, by zajmować się nimi tego samego dnia. Niektórzy nazwą to prokrastynacją.Nie ma to jednak nic wspólnego z unikaniem podejmowania decyzji, niechęcią do skonfrontowania się z trudną sytuacją, lękiem przed porażką czy perfekcjonistycznymi standardami, których nie sposób spełnić. Ja nie kombinuję, jak nie robić czegoś, co powinno zostać zrobione, co zabiera mi czas i energię, a nic nie wnosi. Po prostu decyduję co i kiedy zrobić dla własnej wygody. To przejaw troski o siebie i zadanie, które muszę wykonać.

Podobnie jest z telefonami. Nie musimy przecież odbierać natychmiast każdego telefonu. Jeśli powstrzymujemy się od rozmów telefonicznych przez kilka godzin, zyskujemy czas na załatwianie spraw, co byłoby niemożliwe, gdybyśmy bez przerwy „wisieli na telefonie”. Istnieje powszechne oczekiwanie natychmiastowego zajmowania się mało znaczącymi sprawami. Po co?

Wystarczy odciąć się od: telefonu, tabletu, Facebooka oraz innych mediów społecznościowych. W otoczeniu tak wielu możliwości łatwo ulegamy pokusie odwlekania. Czasem po prostu potrzebujemy się odłączyć, więc zróbmy to. Im częściej, tym lepiej. Zwlekanie z decyzją może prowadzić do zwiększonego stresu, problemów zdrowotnych i gorszych wyników w pracy.

WYIMEK: Paradoksalnie przeskakiwanie od jednego zadania do drugiego może przynosić pewną satysfakcję. Jeśli nas ktoś zaczepi, możemy odpowiedzieć: „Spójrz, iloma sprawami się zajmuję!”. Na dłuższą metę jednak możemy zauważyć, że spadkowi naszej efektywności towarzyszy zwiększenie stresu.

Przypuśćmy, że jesteś w kropce, bo masz do wykonania pięć zdań. Nie wiesz, od czego zacząć. Jak w najprostszy sposób podejść do tych pięciu zadań. Odpowiedź brzmi: uszereguj zadania według ich ważności, a następnie zajmuj się każdym po kolei. „Dziecinnie proste, każdy to potrafi” – powiedziałbyś. Tak, każdy potrafi. Ale prawie nikt tak nie postępuje.

 

Akceptuję

Świadoma akceptacja zakłóceń może się okazać pomocna w głębszej koncentracji. Słucham?! Załóżmy, że jesteś w pracy, a z biura nad tobą w kilkuminutowych odstępach dochodzi stukanie. Z pewnością instalują tam nowe urządzenie. Czy można wykorzystać takie zakłócenie? Mówisz w myślach: „Z każdym uderzeniem w ścianę staję się coraz bardziej skoncentrowany na swoim zadaniu? I rzeczywiście, z każdym odgłosem dochodzącym cię z sąsiedniego biura pogłębiasz swoją koncentrację. To nie stanie się automatycznie. Z początku każdy odgłos z zewnątrz będzie zakłóceniem. Będziesz wszystko słyszeć i zastanawiać się, jak ci to może pomóc. Jeśli jednak będziesz uparty, w cudowny sposób kolejne odgłosy będą się wydawać coraz słabsze i rzadsze. Jeśli będziesz w tym dobry, po pewnym czasie nie będziesz zauważał odgłosów z zewnątrz.

Podobny proces zachodzi u osób kupujących mieszkania w okolicy lotniska. Po kilku tygodniach,
a czasami nawet po kilku dniach odgłos przelatujących samolotów zaczyna się wtapiać w otoczenie i już nie przeszkadza, nawet jest niezauważalny. Pewnie nie wszystkie szumy i hałasy dają się oswoić. Wtedy trzeba je zwalczyć.

 

Jak się pisze „ulga”?

Oto kilka szybkich sposobów, które pomogą przeżyć w biurze:

  • Przejdź się. To co cię rozprasza, może podczas twojej nieobecności zniknąć.
  • Włącz klimatyzację albo muzykę. Niech szum pełni funkcje tła.
  • Szukaj wytrwale cisy i spokoju. Może na tarasie widokowym budynku?
  • Poproś innych, aby w ramach wsparcia o określonych porach dnia, nie przeszkadzali ci.