„Szefska pasja” – 006. Pułapki nowicjusza

  • Słuchaj w serwisach Spotify, Google Podcast i Apple Podcast.
  • „Szefska pasja” – dla szefów z pasją i liderów, którzy chcą mieć wpływ.
  • Podcast o zarządzaniu, rozwoju i relacjach w biznesie.
  • Transkrypcja odcinka – zamieniliśmy to, co zostało powiedziane w czytelny, profesjonalny i fachowo przygotowany dokument.

***

Witaj w kolejnym kawałku medium na żądanieJ,

To już szósty odcinek, w którym bez zbytnich ceregieli zajmę się tobą i tym, co robisz. Brzmi groźnie? A to dopiero początek. Mama mi zawsze mówiła: „Lepiej, by się ciebie bali niż by się z ciebie śmiali”.

Będzie o prawach (mniej) i obowiązkach szefa (więcej). Zadaniach (mniej) i pułapkach tego zawodu (więcej).

Jeden z moich przyjaciół zapytał mnie ostatnio: „Czy ty nie przesadzasz z tą odpowiedzialnością? To chore, może to nie jest jeszcze choroba śmiertelna, ale za to niezwykle niepokojąca. Martwię się o ciebie” – dodał.

Najpierw umarłam ze śmiechu, prawie przykryłam się nogami jak usłyszałam tę diagnozę. A potem trochę się zadumałam. I kiedy tak pogrążyłam się w myśleniu na temat odpowiedzialności, przyszła do mnie myśl, że odpowiedzialność za to, co się robi, jest jak placek. Myli się ktoś, kto sądzi, że nie będzie musiał odkroić dla siebie sporego kawałka. Będzie musiał. I będzie musiał go zjeść – co do okruszka. Smacznego!

W tym odcinku podzielę się też z tobą refleksją, co robić i czego nie robić w tym fachu. To wiedza konieczna, by robić coś dobrze. Bo sukces w tym zawodzie, jak rzadko w którym, zależeć będzie od czasu, jaki poświęcisz na swoje zadania.

No właśnie czas – jakaś potworność… Lecą godziny, dni, miesiące, lata. A potem okazuje się, że pojawia jakaś sekunda, której nie można cofnąć. I pełna kompromitacja! No, to może można się na to nastawić? Przygotować?? Zapobiec???

Zaczynamy!

***

Większość ekspertów w dziedzinie zarządzania zgadza się, że każdy menedżer, niezależnie od tego dla kogo pracuje lub kim zarządza, ma pewien stały zestaw obowiązków. Są to: zatrudnianie, komunikowanie się, planowanie, organizowanie, szkolenia, monitorowanie, ocenianie i zwalnianie. Wszystkie one wynikają z funkcji, jaką pełni szef. Kiedyś ekonom, poganiacz, dziś koordynator, menedżer, lider.

Na czym tak naprawdę polega praca menedżera? Na to pytanie można odpowiedzieć na kilka sposobów. Użyję analogii.

Niektórzy twierdzą, że bycie szefem przypomina pracę aktora, który musi odgrywać rożne role. Czasami jest to główna rola, innym razem drugoplanowa, ale przez to wcale nie mniej ważna. Czasami grać będziesz jednoaktówkę, czasami epos. Czasami wystąpisz komedii, czasami w dramacie.

W tym fachu, jaki sam dla siebie wybrałeś, raz jesteś trenerem i nauczycielem, innym razem ustanawiasz standardy pracy, wystawiasz oceny albo motywujesz pracowników. Role wybierasz w zależności od tego, w jakiej znajdujesz się sytuacji i co chcesz osiągnąć.

Aktorstwo – trzymajmy się już tego porównania – daje coś, czego nie oferuje żaden inny zawód: możliwość przeżywania emocji, które w innym wypadku nie byłyby ci dostępne. Ale też wiele wymaga.

Mój wspaniały nauczyciel tego zawodu, który przygotowywał mnie dawno temu do egzaminu do szkoły teatralnej, zawsze mi powtarzał, że aktor może zainteresować widza tylko wtedy, gdy ma mu on coś do zaoferowania: swoją wiedzę, wrażliwość, spojrzenie na świat, doświadczenie.

Dlatego zawsze wierzyłam, że trzeba podejmować się różnych zadań, wzbogacać się jako człowiek, pracować nie tylko nad rolami, ale również nad sobą. Aktor powinien mieć coś do powiedzenia, nawet jeśli ma niemą rolę. Podobnie – lider, szef, powinien być jakiś: mieć charakter, może charakterek nawet niż być człowiekiem bez charakteru. Ale na to potrzeba czasu. I doświadczeń.

Wygląda na to, że ten odcinek będzie wyjątkowo osobisty. Teraz wspomnę moją babcię Irenę, która z pewnością nie skończyła żadnych szkół w dziedzinie zarzadzania ani akademii teatralnych. Pochłonięta była wychowywaniem dzieci, mówiła, że szef (wtedy jeszcze kierownik) pracuje palcem: ty masz pracować, ty masz pracować, ty masz pracować. Jej zdaniem najważniejsze dla szefa jest dobierać odpowiednich ludzi do wykonywania zadań.

Takie były moje pierwsze lekcje zarządzania. Potem były kolejne.

****

Kiedyś w organizacji, w której spędziłam 11 lat, w sąsiedztwie recepcji przeglądałam pocztę przychodzącą. Pewnego dnia, z pokoju zwierzeń wielkiego brata, zwanego inaczej pokojem zarządu, wyłoniła się najpierw głowa, a potem cała sylwetka prezesa tej organizacji, który zwrócił się do recepcjonistki w krótkich żołnierskich słowach: „Beata, proszę, zrób mi kawę”. Beata, ochoczo pobiegła w stronę kuchni. Kochana Beata!

W tym momencie w drzwiach pokoju zarządu pojawił się wiceprezes firmy, który do Beaty i do prezesa, przemówił ludzkim głosem tymi oto słowami: „Daj spokój, Beata, idę do kuchni, zrobię kawę dla siebie i (tu padło imię osoby, którą wspominam). Żaden problem”.

Pamiętam, jak pierwszy z dwóch mężczyzn odwrócił się na pięcie. Popatrzył przeciągle w moją stronę. Wiedział, że lubię aluzyjne wypowiedzi, niedopowiedzenia, zresztą sytuacja była jednoznaczna. A potem potoczył spojrzeniem po zgromadzonych i do wszystkich powiedział” „Nie! Bo ta kawa będzie nas za drogo kosztować”. A ja zrozumiałam, że ma rację.

Bogu, co boskie, cesarzowi, co cesarskie. Mam wiele uwag do stylu zarządzania mojego byłego szefa, ale chcę z uznaniem powiedzieć: to była dobra lekcja, którą odebraliśmy wszyscy na temat tego, co menedżer powinien, a czego nie musi robić.

Robić rzeczy właściwe, a nie właściwie robić rzeczy.

***

Zwykle świeżo upieczeni menedżerowie słyszą na starcie od swoich przełożonych: „Bądź sobą, po prostu”. Co to właściwie znaczy: być sobą? Mówią ci bądź sobą. Mówią ci w dodatku w zuchwałym przekonaniu o stałości naszego ja. Każdy to powtarza.

Lecz „być sobą” tak naprawdę nic nie znaczy.  Przecież każdy się zmienia. Ja nie przypominam siebie sprzed lat. Ty pewnie też nabrałeś ogłady, nie tylko towarzyskiej. Nauczyłeś się siebie: wiesz, co potrafisz, czego nie umiesz. Byle na tym nie poprzestać! Byle do przodu!!

Moim zdaniem, żeby być sobą, trzeba być kimś. To znaczy, wiedzieć kim się jest. A jak możemy to ustalić, zagubieni wśród ciągle zmieniających się wyobrażeń na własny temat?

Pragnienie poznania siebie jest tylko daremnym błądzeniem pośród tych wyobrażeń: kim jestem? O co mi chodzi? Być może nawet – czymś w rodzaju tęsknoty za sobą, rozpaczy za sobą, ale też ustawiczną ucieczką od siebie w nasze wyobrażenia o sobie.

Zresztą powiedzenie „bądź sobą” to wcale nie jest najlepsza rada. To żadna propozycja, biorąc pod uwagę, że jeśli się tak po prostu do niej zastosujesz, nie będziesz mógł wykorzystać tych wszystkich rozmaitych ról, które składają się na repertuar efektywnego i odnoszącego sukcesy szefa. Z samego faktu, że jesteś jaki jesteś, jeszcze nic nie wynika. Bądź! I błądź!! Doświadczaj. Myśl i wyciągaj wnioski ze swoich przeciętnych sukcesów i spektakularnych porażek. Po to są!!!

Wielu nowicjuszy błędnie wierzy, że ich rolą jest sprawowanie władzy, czyli wydawanie poleceń i nadzór nad wykonywaniem zadania. Tak, tak, ta rola czasami też jest niezbędna. W końcu – moje ulubione dwa słowa to: „egzekucja” i „dożynki”…

Możesz jako szef zdobyć wsparcie i oddanie pracowników, podzielić się z nimi swoją władzą i usnąć z ich drogi tyle przeszkód, ile tylko się da. Tylko: po co?  Chcesz zasłużyć?  Myślisz, że bycie miłym szefem popłaca? Serio tak uważasz?

Brak wskazania palcem tego, co trzeba zrobić, może doprowadzić do spiętrzenia się listy spraw do wykonania. Twoi podwładni mogą nie zdawać sobie sprawy z wagi terminów projektów do ukończenia, mogą czuć awersję do podejmowania ryzyka, być niechętni do jakichkolwiek zmian i innowacji, pracować  rutynowo.

Przyzwyczają się do swojej strefy komfortu, będą celebrować familiarną atmosferą w pracy, zawsze znajdą czas na wspólny lunch z kolegami, czy przysłowiową „kawkę” lub „papieroska”.

Sympatyczny lider może mieć skłonności do nieuzasadnionej ochrony swojego zespołu na przykład przed zwolnieniami. Będzie nadrabiać ich niedociągnięcia swoim zwiększonym zaangażowaniem, wyręczaniem innych, swoją bardziej intensywną pracą.

A tymczasem trwały sukces może zapewnić twojemu zespołowi tylko samodzielność wszystkich jego członków. Jak w rodzinie, w której dzieci chowa się dla obcych, a nie dla siebie…

****

Kiedy byliśmy mali, mieliśmy prawo do błędów, potknięć, niepowodzeń, itp. Każda porażka była traktowana jak kolejny krok i nasi rodzice, nauczyciele czy osoby dla nas ważne zachęcały nas do kolejnej próby. Ile razy wtedy słyszałeś: „Dasz radę! Spróbuj jeszcze raz! No dalej!”.

Potem zwykle jest okres nastoletni, u niektórych czasy studenckie i tutaj po raz kolejny porażka jest zachętą do zwielokrotnienia wysiłków. Rodzice zwykle są dumni z naszych osiągnięć, podziwiają i mówią o nas z nadzieją oraz dumą w głosie swoim znajomym.

W końcu przychodzi okres rozpoczęcia pierwszej pracy i tu nagle coś się zmienia… Można wtedy usłyszeć, że błędy są niewybaczalne, że ten wygrywa kto popełni mniej błędów, że otrzymujesz płacę za to, że jesteś nieomylny, terminowy, doskonały i koniecznie musisz co roku awansować!

Nie ma mowy o niedyspozycji, chorobie, trosce o bliskich, dzieciach, zakupach, kłopotach w życiu osobistym, otyłości, braku porządków w głowie, sercu, domu, gdziekolwiek i kiedykolwiek. Nie ma mowy o niedomówieniach i porażkach, bo od razu pojawia się zastęp kolegów i koleżanek, znajomych i nieznajomych gotowych wytknąć Ci najdrobniejsze potknięcie z precyzją doświadczonego chirurga.

Masz/ musisz/ powinieneś być najlepszy, znakomity, nie możesz popełniać błędów. To skandal, brak profesjonalizmu. Wytrwają najlepsi i najsilniejsi.

Ostatnio często rozmawiam z ludźmi. Opowiadają mi o prawdziwych tragediach, które ich spotkały. Czasem wewnętrzna lub zewnętrzna presja jest tak wielka, że rozpad małżeństwa, utrata pracy, bycie gorszym, niegodnym, nierokującym, z niezdanym egzaminem, czy chorym to już koniec świata!

Często te wydarzenia mają wymiar naprawdę ekstremalnych doświadczeń, z których dzięki wierze w siebie, wyobraźni i silnemu postanowieniu wyszli zwycięsko. Dlatego: nie dajmy się zwariować. Pozwólmy sobie na przestrzeń, na błędy, na porażki, sukcesy i na prawdziwe życie, którego drugi raz nie uda się powtórzyć!

Mój znajomy mawiał: kiedy popełniam błędy to znaczy, że jeszcze nie umiem. Nie umiem czegoś zrobić, skoncentrować się, zachować, panować nad emocjami, itd. Kiedy już umiem, robię i osiągam sukces. Między umiem i robię jest jednak nadal przestrzeń na błędy i naukę, bo świat nie stoi w miejscu. Wczorajsze rozwiązanie, może nie być już dzisiaj dobre i wystarczające. I co z tego, że dostanę przysłowiową jedynkę? Następnym razem zrobię lepiej, wyciągnę wnioski, aż osiągnę kolejny sukces i kolejny. No i co się stanie, że popełnię błąd? Najwyżej przeproszę, może poniosę karę, ale będę wiedział, że próbowałem. Będę widział, że żyłem, popełniałem błędy, odnosiłem sukcesy i szedłem z podniesioną głową swoją drogą aż do chwili, kiedy odejdę z tego świata i zacznę nową podróż.

Usłyszałam kiedyś:

 „[…] zaufanie do siebie. To jeden z największych życiowych kapitałów: ufać sobie, dam radę.
– A jak nie?
– Dam.
– A jak nie?
– Dam.
– A jak upadnę?
– To się podniosę.
– A jak się nie podniosę?
– To sobie poleżę.”

Krótko mówiąc: daj sobie prawo do błędu i prawo do życia. Między jednym i drugim sukcesem usiądź ze znajomymi i świętuj, kochaj, rób co chcesz, ale żyj! Kiedy rozmawiam z ludźmi, którzy przeżyli większą część swojego życia, zawsze powtarzają: jednego czego żałuję to to, że nie żyłem swoim życiem, ale życiem innych. Powinienem był zaufać sobie, popełniać błędy, odnosić sukcesy, rozwijać się, nabierać doświadczenia, tworzyć i iść swoją drogą.

Ciesz się zatem życiem, popełniaj błędy, rób to, co zawsze chciałeś robić, a inni niech zajmą się sobą. Daj sobie i innym przestrzeń do rozwoju, eksperymentowania, błędów, udzielaj informacji zwrotnej, świętuj i bądź człowiekiem. Żyj i pozwól żyć innym!

***

Jedynym sposobem, aby dobrze wykonywać pracę menedżera, jest zwracanie należytej uwagi na potrzeby podwładnych.

Niektórzy szefowie uważają, że okazywanie troski wobec potrzeb pracowników, może być przejawem słabości. Tak nie jest. Autentyczna troska jest w rzeczywistości oznaka siły. Nie trzeba koniecznie ulegać absurdalnym żądaniom ludzi. Ludzie mają prawo chcieć wielu rzeczy dla siebie. Nie odbierajmy im tego prawa. Korzystajmy za to z własnych praw. I nauczmy się odróżniać troskę od słabości.

Troska powinna być autentyczna. Nie możesz jej udawać, jeśli jesteś szefem. Troszcząc się o pracowników, dbasz o to, by otrzymywali godne siebie zadania i byli doceniani oraz odpowiednio wynagradzani, gdy dobrze wywiązują się ze swoich obowiązków. Pamiętasz: płacimy za wyniki, a nie obecność!

Nie możesz wmawiać sobie: „Będę najfajniejszym i najmilszym menedżerem w firmie”. Może na świecie?? Musisz przyjąć na siebie odpowiedzialność za podwładnych oraz służyć im wyjaśnieniami. Ty i twój zespół jesteście za siebie nawzajem odpowiedzialni. Pracownicy powinni zrozumieć, że własne cele osiągną tylko wtedy, gdy wezmą czynny udział w realizowaniu zadań firmy. Interesy firmy nie mogą się kłócić z ich interesem grupowym.

Członkowie zespołu nie potrzebują kumpla, lecz lidera. Jesteś dla nich tłumaczem i głównym źródłem informacji na temat ogólnych celów i strategii firmy. Ważną częścią twojej roli jest informowanie ludzi na bieżąco o tym, co się dzieje w firmie. Utrzymywanie ich w niewiedzy zadziała przeciwko tobie. Twoi podwładni zwrócą się do kogoś innego. Co gorsza, uznają, że ich nie szanujesz, ponieważ nie chcesz udzielić im informacji, których potrzebują do tego, by odnieść sukces zawodowy. Musisz liczyć się również z ty, że wiedzą, którą zdobędą z innego źródła, może się okazać nieprawdziwa.

***

We wszystkich kwestiach związanych z zarzadzaniem zachowaj równowagę. Być może spotkałeś się z menedżerami głoszącymi pogląd” ja jestem od ważniejszych spraw – nie zawracaj mi głowy szczegółami”. Ten błąd popełnia wiele osób pełniących kierownicze funkcje. Są tak zaabsorbowane obrazem całości, że zupełnie tacą z oczu detale. Skutkiem ubocznym takiej postawy jest brak zrozumienia dla wysiłku, jaki trzeba włożyć w wykonanie pracy składającej się ze szczegółów. Inni menedżerowie, w tym wielu początkujących, którzy zostali awansowani ze stanowisk technicznych, są tak pochłonięci detalami, że zapominają, jaki cel im przyświecał, gdy rozpoczynali realizację zadania. Równowaga naprawdę jest niezbędna.

Początkujący menedżerowie rzadko zarządzają dużymi zespołami. Mają naturalnie pokusę, żeby mocno zaangażować się w pracę takiej sześcio- czy siedmioosobowej grupy. W miarę rozwoju kariery będziesz odpowiedzialny za coraz większą liczbę pracowników. Śledzenie wszystkich aspektów pracy 35 osób nie jest możliwe, dlatego od samego początku dystansuj się od drobiazgów i koncentruj się na całości projektu.

Czy zdarzyło ci się myśleć, że to co my robimy, jest ważniejsze niż to , co robią inni? Jestem z tym ok, to się może zdarzyć, w końcu takie przekonanie leży w ludzkiej naturze. Za to nie sprawdza się, kiedy jesteś menedżerem.

Początkujący szef rzadko kiedy wie, jak postępować z pracownikiem, który przejął jego dawne obowiązki. Siłą rzeczy uznaje takie zadanie za ważniejsze od zadań, którymi się wcześniej zajmował. To nie jest zrównoważone podejście do problemów zarządzania. Musisz odegnać tę pokusę, żeby z danej pracy sobie interesujące hobby tylko dlatego, że czujesz się swobodnie w tym zagadnieniu. Musisz się czegoś oduczyć, żeby nauczyć się czegoś całkiem innego.

Początkujący szef zaczyna zwykle terminowanie w tym zawodzie od zarządzania projektem. Czy projektem czy ludźmi, zarządzasz, bo rzeczy nie dzieją się same przez siebie. Kto wie, może zarządzanie projektem może być treningiem przed zasadniczą rozgrywką – zarządzaniem ludźmi?

W projekcie kierujesz pracą innych, ale wciąż masz własną robotę do wykonania. Jeśli tak wygląda twoja aktualna sytuacja, musisz jeszcze przez pewien czas skupić się na szczegółach. Kiedy już zostaniesz pełnoetatowym menedżerem, lepiej odsuń na bo dawne obowiązki, w przeciwnym razie nie pozwolą ci one ogarnąć całości.

Oczywiście nie przesadzaj w stosowaniu się do tej rady. Niektórzy świeżo upieczeni menedżerowie nie chcą pomagać w pracy podwładnym, nawet w chwilach nagłej potrzeby. Podczas gdy pracownicy harują jak woły, by zmieścić się w terminie, oni kartkują czasopisma o zarządzania albo słuchają podcastów o tym, jak budować efektywne zespoły. W końcu teraz są kadrą kierowniczą. To po prostu jest głupie. Jeśli w obliczu kryzysu zakaszesz rękawy i weźmiesz się do roboty razem z podwładnymi, możesz zarobić u nich mnóstwo dodatkowych punktów.

***

Ostatnio zapytano mnie, po co robię te podcasty? Czemu robię to radio na żądanie?

Wtedy przypomniałam sobie, co Jack Gilbert, amerykański poeta, który sam siebie opisał siebie jako „poważnego romantyka”- powiedział pewnej osobie z krwi i kości.

Była to nieśmiała studentka uniwersytetu, która opowiedziała mu, że pewnego dnia po zajęciach poświęconych tworzeniu poezji profesor wziął ją na bok. Pochwalił jej utwór, po czym zapytał, co chce zrobić ze swoim życiem. Z wahaniem przyznała, że być może chciałaby zostać pisarką.

Uśmiechnął się do niej z bezgraniczną wyrozumiałością i spytał: „Ale czy masz odwagę? Czy masz odwagę pokazać światu swoją pracę? Skarby ukryte w twoim wnętrzu liczą, że powiesz tak”.

Wierzę, że każdy z nas ma w sobie ukrytego twórcę. Każdy ma taką część „ja”, która jest kreatywna, odważna, płodna i zuchwała w swoim działaniu. Nie każdy jednak ma z nią kontakt.

Moim życiem w dużo większym stopniu kieruje ciekawość niż strach. To życie, w którym mam  odwagę dzielenia się tym, co myślę, kim jestem. To odwaga, polega na zrobieniu tego, czego się boimy. To nie jest nieustraszoność, która polega na niedoświadczaniu strachu.

Dlatego właśnie zdecydowałam się nagrywać podcasty. W kolejnym odcinku… możesz się spodziewać całkiem innego tematu. Jednego możesz być pewien: Będę tęsknić, wiesz? Do usłyszenia!