„Szefska pasja” – 007. Postępowanie z przełożonymi

Transkrypcja odcinka – zamieniliśmy to, co zostało powiedziane w czytelny, profesjonalny i fachowo przygotowany dokument.

  • „Szefska pasja” – dla szefów z pasją i liderów, którzy chcą mieć wpływ.
  • Podcast o zarządzaniu, rozwoju i relacjach w biznesie.
  • Słuchaj w serwisach Spotify, Google Podcast i Apple Podcast.

Witaj,

Dla każdego z nas są dni ważne i dni ważniejsze. Pewnie bez problemu moglibyśmy wymienić te, które są istotne, które mają w sobie coś szczególnego i wpływają na nas pozytywnie: imieniny, Wielkanoc, Boże Narodzenie, kolejne rocznice ślubu…

Obchodzimy urodziny, celebrujemy święta. Ale przecież świętować można z absolutnie dowolnego, nieraz zupełnie błahego powodu. Najlepiej by było, byśmy sami uznali, że jakieś wydarzenie w naszym życiu jest szczególne i będzie miło je uczcić. Przyszedł właśnie taki moment.

Podobno stwórca stwarzał ten świat przez sześć dni, siódmego dnia odpoczywał. Sześć odcinków podcastu, sześć twórczych kawałków dla menedżerów, którzy pragną doskonalić swoje umiejętności. Dla własnego dobra. Oraz dla tych, którymi zarządzają.

Przed nami siódmy odcinek. Prawie rocznicowy.  W tym kawałku „Szefskiej pasji” podzielę się z tobą tym, jak powinieneś jako menedżer traktować swoich przełożonych. Bo masz przełożonych! Znasz powiedzenie: „Kochaj szefa swego, bo możesz mieć gorszego”?

Twoja przyszłość będzie zależeć nie tylko od tego, jak będziesz traktować podwładnych, ale też jak potraktujesz swoich szefów.

***

Przypomina mi się w tym miejscu książka Raya Immelmana „Dobry szef. Martwy szef”. Powieść biznesowa o wartkiej, obfitującej w nagłe zwroty akcji i ciekawej, pouczającej fabule.

Jej główny bohater, Greg Wright, musi sprostać postawionemu przed nim nieoczekiwanie trudnemu zadaniu i wyprowadzić z kryzysu fabrykę mikroprocesorów. Fabryka w tej powieści jest częścią dużego koncernu, który produkuje podzespoły komputerowe.

Jeśli Gregowi się uda, wszystko skończy się dobrze. Jeśli Gregowi się nie uda, cały koncern będzie miał spore kłopoty.

W nowym miejscu wszyscy rzucają mu kłody pod nogi, jednak on uparcie dąży do celu, mając u boku przyjaciela, Dennisa.

Obaj menedżerowie korzystają w powieści z pomocy mądrego, choć trudnego w kontaktach mentora, Butcha Johnsona (jakoś mi blisko do tej postaci), który daje im wskazówki, jak usprawnić kontakty z dużymi grupami ludzi i przeciągnąć ich na swoją stronę. Jak kontaktować się z szefami, by skłonić ich do współpracy. Zanim uda im się zbudować wspaniałą organizację, w której pracować będą zadowoleni, zmotywowani, kreatywni ludzie, Greg i Dennis muszą tylko zidentyfikować dwadzieścia dwie cechy plemienne.

Powieść „Dobry szef, martwy szef” to moim zdaniem lektura obowiązkowa dla każdego nowoczesnego menedżera zarządzającego ludźmi w firmie.

Przyznam ci się do czegoś: uwielbiam, gdy czytam jakąś książkę, a w głowie mam tylko: „no właśnie, rewelacja!”. To kolejna powieść biznesowa, którą czyta się jak dobry thriller.

Czego się z niej dowiedziałam? Tego, że wybitny lider otrzymuje poświęcenie, szacunek, zaangażowanie i wyniki. Wspaniały menedżer dostaje tylko złoty zegarek.

A ty co byś wolał? Mieć zegarek czy być liderem?

***

Być szefem to jest coś. Właściwie wszyscy tego pragną. A jak już zostaną, to chcą stać się jeszcze większym szefem.

Jeżeli jesteś szefem, to chyba wiesz, że jest to jedna z najtrudniejszych ról. Szef powinien być dobrym fachowcem w swojej dziedzinie, umieć innym organizować pracę, prowadzić sensowne zebrania, trafnie zdiagnozować zalety i braki swoich podwładnych.

Powinien też umieć robić rzeczy, które wykluczają się nawzajem. Miękko motywować i ostro rozliczać, rozumieć sytuację osobistą swojego podwładnego, a jednocześnie mobilizować go do ciężkiej pracy.

Z różnych poważnych badań wynika, że to właśnie od menedżerów zależą rzeczywiste wyniki każdej firmy. Od jakości ich pracy zależy sprzedaż, obsługa klienta. To z nimi codziennie spotyka się pracownik, czasami zewnętrzny kontrahent. Jak mówią: komunikacja z klientem zewnętrznym nigdy nie będzie wyższa niż sposób porozumiewania się wewnątrz firmy.

Do niedawna każdy szef wiedział mniej więcej wszystko to, co wiedzieć mogli jego podwładni. Dysponował dodatkowo doświadczeniem i pozycją społeczną – był ważniejszy. Szefowanie opierał przede wszystkim na dominacji, a podstawową cnotą było posłuszeństwo podwładnych.

Wiedzy jednak przybywa w takim tempie, że każdy podwładny wie coś, czego nie wie szef. Gorzej, bo pracownik może lepiej niż szef umieć coś konkretnego zrobić. Coraz częściej trzeba kierować specjalistami z dziedziny, o której szef ma dosyć blade pojęcie.

I tu dochodzimy do podstawowego problemu, z jakim zmaga się każdy przełożony. Jak kierować ludźmi, którzy w jakimś zakresie są mądrzejsi, więcej wiedzą, sprawniej potrafią coś zrobić.

Jak ułożyć relacje ze zwierzchnikami?

***

Pod względem osobowości menedżerów można podzielić z grubsza na cztery grupy. Niektórzy mają wyraziście zarysowaną osobowość. Inni są połączeniem dwóch lub trzech typów.

Ciekawa jestem, czy uda ci się odnaleźć w tych charakterystykach siebie? Albo opisy cech przyporządkować swojemu szefowi. Może jeśli ci się to uda, współpraca z nim przestanie być problemem?

Typ pierwszy – Monopolista. Lubi wszystkiego dopilnować osobiście. Szybko podejmuje decyzje, a następnie konsekwentnie się ich trzyma. Jest doskonale zorganizowany i zorientowany na rezultat. To typ z gatunku: „po mojemu albo wcale”. Gdyby prowadził ćwiczenia w strzelaniu, krzyczałby: „ładuj, cel, pal” bez względu na to czy taka komenda ma uzasadnienie, czy jest logiczna.

Jeśli pracujesz dla takiego monopolisty, zadbaj o przejrzystą i bezpośrednią komunikację. Miej zawsze przygotowane w rozmowie argumenty na poparcie swoich przekonań. I bądź przygotowany, że będziesz musiał wykonywać zlecone prace, zadania. I rozliczać rezultaty.

Czasami monopolista stara się sprzedać w rozmowie wizerunek otwartego menedżera. Takiego, co uwzględnia opinie wszystkich członków swojego zespołu. I podejmuje wspólne decyzje. To ściema jest, nie daj się zwieść pozorom.

W takich przypadkach musisz zwracać większą uwagę na wynik. Bardziej niż na proces. Być może pod maską otwartości kryje się stuprocentowy monopolista.

A teraz –Metodyk.

To uważny analityk. Przed podjęciem decyzji poświęca wiele czasu na zebranie danych. Jest bardzo konsekwentny, przewidywalny. Bardzo zależy mu na dokładności. Nie cierpi podejmować decyzji i zawsze szuka pełniejszych informacji, nowych danych.

Jeśli pracujesz dla metodyka – bądź cierpliwy…. Postaraj się go zrozumieć: próbuje podjąć najlepszą decyzję na podstawie możliwie najpełniejszych danych. Gdy wygłaszasz opinię lub przedstawiasz sugestię, upewnij się, że starannie ją przeanalizowałeś. I logicznie wyjaśnij szefowi swój tok rozumowania. Krok po kroku, co może być obrzydliwe, ale zapewni ci pożądany rezultat.

Na pozycji numer trzy – gra Motywator. Szef, który cieszy się ty, że może pomóc.

Charyzmatyczny, energiczny, kreatywny, lubi współzawodnictwo. Utrzymuje dobre stosunki ze wszystkimi pracownikami firmy. Jest energiczny i kreatywny, ceni sobie ducha współzawodnictwa. Zwykle mówi więcej niż to potrzebne. Może rozpoczynać różne sprawy, ale ich dokańczanie to już zupełnie inna historia. Kocha mówić i dobrze się bawić, a praca wtedy schodzi na dalszy plan.

Rozmawiając z takim szefem, nie bądź zanadto oficjalny. Może uda ci się przemycić jakiś żart, ciekawą historię do rozmowy – on to uwielbia! Zapytaj, jak minął weekend, co słuchać w domu, u dzieci. Tego rodzaju ludzie, zanim poważnie zabiorą się do pracy, muszą sobie uciąć przyjacielską pogawędkę.

I na koniec – Barman.

Szef należący do tej grupy gwarantuje miłe i niezobowiązujące środowisko pracy. Można na nim polegać. Jest mocno oddany zespołowi, zresztą sam należy do jego najbardziej lojalnych członków. Cierpliwy, współczujący i wyrozumiały. Dba o spokój i harmonię. I jak ognia unika konfliktów. Nie lubi zmian, preferuje utrzymanie istniejącego status quo. Bywa też, że czasem bardziej się troszczy o to jak radzą sobie pracownicy. Bardziej niż o to, by praca została wykonana: prawidłowo i na czas. Zawsze możesz się do niego zwrócić z prośba o pomoc. Potrzeby innych są dla niego dużo ważniejsze niż własne.

Pracując z barmanem, musisz się nastawić na pracę zespołową. Mówić co myślisz, wprost i bez ogródek. Dla wielu menedżerów – to wciąż może być wyzwanie.

***

Nie żyjemy w idealnym świecie. W jakimś momencie swojej kariery możesz znaleźć się w sytuacji nie do pozazdroszczenia. Twój przełożony okaże się osobą trudną, kimś kto nie jest orłem zarządzania i nie jest specjalnie miły. Niestety, nie masz możliwości zwolnienia z pracy niekompetentnego lub nieodpowiedniego szefa, nawet jeśli bardzo byś tego chciał. Masz swoje miejsce w porządku dziobania i musisz go przestrzegać.

Jeśli jednak ten menedżer z długim stażem sprawia problemy, zwłaszcza jeśli robi to od dawna i wszyscy wiedzą, że z nim współpracuje się źle, zastanów się, dlaczego wyższe kierownictwo toleruje taką sytuację, dlaczego się na to godzi. Jak to bywa w powieściach kryminalnych: komu na tym zależało, żeby uśmiercić głównego bohatera?

Może się także zdarzyć, że wszyscy koledzy, poza tobą, uważają, że ten menedżer radzi sobie wyjątkowo dobrze, a tylko ty widzisz problem, jesteś odosobniony w swoich przekonaniach. Wtedy mamy do czynienia z zupełnie inną sytuacją. Musisz wybrać: możesz mieć rację albo przynależeć do grupy osób, które łączy wspólny pogląd na tę sprawę.

Na twoim miejscu powstrzymywałam bym się od pochopnych reakcji. Być może na początek wystarczy ci, że odniesiesz pierwsze sukcesy na swoim stanowisku, może wtedy będziesz mniej drażliwy.

Może potrzebujesz więcej okazji we współpracy, by zmienić zdanie lub upewnić się, co o tym myśleć.

Jeśli jednak współpraca z twoim szefem będzie uciążliwa przez dłuższy czas, z całą pewnością powinieneś coś z tym zrobić.

A masz do wyboru kilka rozsądnych możliwości.

Na samym początku powinieneś spróbować bezpośredniej rozmowy z szefem. Powiedz swojemu szefowi, jak się sprawy mają. Wyjaśnij w profesjonalny i dyplomatyczny sposób, jak jego zachowanie, działania lub poglądy wpływają na twoją pracę. Skup się raczej na firmie, a nie osobistych odczuciach.

Załóżmy na przykład, że twój przełożony wydaje ludziom polecenia, które różnią się od twoich instrukcji. Możesz mu wyjaśnić, że skoro zmienił polecenia, które wydałeś pracownikom, powinien liczyć się z opóźnieniami w dostawach i skargami klientów. A przecież nie o to chodzi.

Nawet jeśli szef nie chce tego słuchać, powinien docenić, że przyszedłeś do niego i bez ogródek wyłożyłeś problem.

***

Przełożeni to też ludzie, często nie zdają sobie sprawy, że ich działania szkodzą, zamiast pomagać. Potrzebują informacji zwrotnej. Często słyszę od nich:” nie powiedział, że to trudne”, „że ma z tym problem”.

Proszę spotykaj się regularnie ze swoim szefem. Nawet jeśli przełożony uważa, że takie spotkania nie są konieczne, nalegaj, upieraj się, trwaj przy swoim. Bliskość psychiczna jest konsekwencją odległości fizycznej. Trzeba częściej się spotykać, dłużej rozmawiać, nie tylko na tematy zasadnicze. Spróbuj sobie wyobrazić, jak regularna komunikacja może zapobiec powstawaniu problemów i pomóc wam zwiększyć skuteczność swoich działań. W końcu: „Profilaktyka podstawą leczenia chorób”!

Będziesz też potrzebował mentora i to od zaraz.

Jeśli firma nie przydzieliła ci mentora, powinieneś znaleźć go na własną rękę. Potrzebujesz znaleźć w organizacji kogoś, kto cieszy się szacunkiem i dobrze orientuje się w tym, co się dzieje w firmie, Kogoś, kto cię poprowadzi i podzieli z tobą swoim doświadczeniem, przygotuje do spotkania z szefem.

Jeśli jednak trafiłeś na szefa, który nie lubi wysłuchiwać opinii podwładnych, to masz prawdziwy kłopot. W takich przypadkach przydaje się bardzo znajomość kultury firmy i jej polityki. I znów – tam, gdzie diabeł nie może tam mentora pośle! Równie dobrze, w rozmowach z szefem może cię wesprzeć ktoś zajmujący równorzędne stanowisko, wasz wspólny znajomy lub osoba z działu hr (jeśli tylko ten dział ma dobrą opinię w organizacji i jeśli gra uczciwie).

Możesz też zdecydować się na największe ryzyko – przeskoczyć kilka szczebli władzy i poprosić o interwencję bezpośredniego przełożonego swojego szefa. Takiego szefa wszystkich szefów. Capo di tutti capi.

Pamiętaj jednak, że jeśli to zrobisz, oziębisz wzajemne stosunki już na zawsze. Czasami jednak nie ma innego wyjścia. W końcu robisz to dla dobra zespołu i całej organizacji. Cel czasami naprawdę uświęca środki.

Istnieje jeszcze jedno, ostatnie rozwiązanie. Możesz zostać zmuszony do następującej konstatacji: „Szef jest trudny. Są z nim kłopoty od wielu lat, ale nikt nie chce lub nie umie tego zmienić. Skoro tak wiele zależy od humorów mojego szefa, może to nie jest miejsce dla mnie? Może powinienem zacząć szukać innej pracy, w innym dziale lub nawet innej firmie?”.

I to też jest dobre rozwiązanie. Bo skąd wiesz, że źle?

Tę historię przypomniał mi ją mój klient coachingowy, dzięki Tomku!

***

Kiedyś żył sobie pewien farmer, który uprawiał ziemię. Pewnego dnia przyszedł do niego sąsiad i powiedział: – Zobacz! Twoje pole zostało stratowane, mnóstwo plonów jest zniszczonych. Źle się dzieje sąsiedzie.

Farmer odpowiedział na to ze spokojem: – Może to i źle, może to i dobrze.

Następnej nocy farmer wysłał na pole swojego syna, aby ten zbadał sprawę i dowiedział się co lub kto powoduje takie straty. Syn zaczaił się w krzakach i zobaczył, że powodem strat jest piękna klacz! Pochwycił ją więc i przyprowadził do stodoły. Wszyscy we wsi mu zazdrościli: – Jakże pięknego konia Pana syn złapał! Pan to ma szczęście!

Farmer skwitował to mówiąc: – Może to i dobrze, może to i źle.

Po kilku tygodniach koń uciekł i zniknął gdzieś w lesie. Sąsiedzi znów to skomentowali: – Pan to ma pecha, teraz ani porządnych plonów, ani konia. Trzeba było go lepiej pilnować!

Farmer spokojnie odpowiedział: – Może to źle, a może to dobrze?

Nazajutrz klacz powróciła do właściciela, tym razem jednak za nią przybył też zwabiony jej urokiem potężny ogier! – Pan to ma szczęście! Teraz masz Pan dwa konie, jesteś bogaty!

Farmer powiedział: – Może to i dobrze, a może to i źle.

Syn farmera postanowił ujeździć ogiera, ten jednak nieprzywykły do siodła stanął dęba i zrzucił chłopca na ziemię. Pech chciał, że chłopak złamał nogę i nie mógł pracować. Sąsiedzi zbiegli się przerażeni: – Tyle cierpienia w tym domu! Taki pech! Co wam po koniu, jak chłopak ma teraz nogi połamane?

Farmer wzruszył ramionami: – Nie wiem czy to dobrze, czy to źle.

Wkrótce potem wybuchła wojna i król zażądał, aby wszystkich młodych mężczyzn wcielić do wojska. Gdy przybyła komisja poborowa zabrali wszystkich chłopców, oprócz syna farmera, który miał złamaną nogę. Sąsiad na to: – Wy to macie szczęście. Moich synów zabrali i nie wiem czy jeszcze kiedykolwiek ich zobaczę, a Pana dzieci w spokoju w domu siedzą.

– Może to i dobrze, może to i źle.

***

Menedżerowie to przynajmniej w założeniu – dorośli ludzie, którzy – przynajmniej w teorii – zawierają ze sobą umowę współpracy, by dzielić się zasobami, a w konsekwencji łatwiej osiągać założone cele. Niestety czasami jak małe dzieci – oczekują, że szef zaopiekuje się ich potrzebami. Przestają sami o nie dbać albo – jak zbuntowane dzieci, zaczynają o nie walczyć.  A przecież można się dogadać.

***

W tym odcinku „Szefskiej pasji” robiłam wszystko co i jak potrafię, by zwrócić twoja uwagę, że stara filozofia bezmyślnego podążania za liderem nie ma zastosowania w dzisiejszym świecie.

Nie zmienia to faktu, że wielu menedżerów i prezesów chciałoby, aby ślepa lojalność wciąż była podstawową cechą podwładnych.

Może twój szef bezgranicznie ufa swoim przełożonym i strzeże informacji o decyzjach zarządu, jakby były ściśle tajne, a ciebie traktuje jak wroga obcego państwa.

Jeżeli jego działania mają wpływ na pracę innych działów w firmie, dowiesz się czego potrzebujesz, od kolegów na równorzędnych stanowiskach.

Jednak: tak łatwo nie rezygnuj. Jesteś w dużej mierze odpowiedzialny za budowanie dobrych relacji z przełożonym. Poznaj jego punkt widzenia, poszukacie tego, co was łączy. A dopiero później ustalcie protokół rozbieżności.  Najpierw konwersacja – dyskusja, a dopiero po wyczerpaniu wszystkich możliwości konfrontacja – polemika, debata, uczciwa kłótnia na argumenty, ok?

***

Najwyższa pora poznać twój punkt widzenia: jeśli się nie zgadzasz, to się odezwij, zabierz głos i powiedz, jak to widzisz. Czekam na twoje „ale” – uwagi, komentarze obiekcje, jakże potrzebne do tego, by zajrzeć głębiej, a nie tylko: ślizgać się po powierzchni pod adresem poczty mailowej: hello@tamarabienkowska.pl.

I jeszcze jedno: chcę cię zaprosić do współtworzenia tego podcastu. Mnie trochę już znasz, wiesz, jak postrzegam otaczający świat.

Jeśli jest ktoś, kogo ja powinnam poznać, bo np. ma charakterystyczne poglądy. Albo reprezentuje ten poziom osobistego mistrzostwa, który nie pozwala o nim zapomnieć. To koniecznie daj mi znać, kogo masz na myśli.

A już moją rolą będzie dotrzeć do niego i przekonać, by dął się zaprosić do odcinka. Pochwalił się swoimi sukcesami, opowiedział o swoich pasjach i o tym, jak go ukształtowały jako szefa.

Czasem – a właściwie chyba tak bywa najczęściej –  o rzeczach wstydliwych czy wręcz niedorzecznych łatwiej opowiedzieć komuś obcemu. Nie jestem całkiem obca, bo trochę się już znamy.

Mogę ci obiecać, że będę – jak kiedyś – prawdziwym fighterem – i nie odpuszczę. Jeśli chciałbyś to usłyszeć, to spotkajmy się następnym razem.

Dzięki za już, jak zawsze będę tęsknić. Jak słychać: uczciwa kobieta, nawet kiedy mówi prawdę, może czasem strzelić jakąś głupotę. Nic na to nie poradzę.

Trzymaj się, cześć.