„I tak się trudno rozstać”_Magazyn Fitness Biznes, 06/2016

• Inne

Większość menedżerów, których znam, potwierdza, że zwalnianie ludzi jest najtrudniejszym zadaniem, jakie stoją przed nimi w roli szefa. Niektórzy zatrudniają firmy zewnętrze do tej „brudnej roboty“. Coraz częściej jednak muszą to robić sami. Czy jest możliwy w ogóle biznes z ludzką twarzą?

Menedżerowie, na których spada zadanie wytypowania pracowników do zwolnienia oraz przekazanie im tej wiadomości, poddani są silnemu stresowi i mogą popełniać podstawowe błędy. Dlatego warto przygotować się do takich rozmów, aby maksymalnie ograniczyć stres i napięcia towarzyszące komunikowaniu zwolnień pracownikom.

Oko w oko

Przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu powinno mieć miejsce w trakcie bezpośredniej rozmowy – twarzą w twarz. Należy wystrzegać się formy pisemnej lub telefonicznej. Rozmowę komunikującą zwolnienie powinien prowadzić bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika, ponieważ to on najlepiej zna osobowość i charakter zwalnianego, zatem łatwiej będzie mu prowadzić taką rozmowę.

 Na temat

Rozmowa bez ekspozycji celu jest zwykłą pogawędką. Przedstaw pracownikowi cel i przedmiot spotkania zaraz na początku. Unikaj długich wstępów i wywodów, ponieważ może się okazać, że już w połowie pracownik przerwie ci i powie np. „rozumiem, że chcecie mnie zwolnić”. To może zmienić optykę całego spotkania.

 Uważaj, co mówisz

Przedstawiając powód spotkania staraj się dobierać słowa jak najmniej nacechowane negatywnie – np. zamiast „zwolnić” można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy”, itd. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast warto się postarać by charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika.

 Przedstaw decyzję jako ostateczną

Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. W żadnym wypadku nie wolno budzić w osobie zwalnianej nadziei na zmianę już podjętej decyzji. Z  wypowiedzi powinno wynikać, że decyzja jest przemyślana i rozważono naprawdę wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy.

Bądź przygotowany

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników (urlop, odprawa, wypłata ubezpieczenia). Najlepiej, żeby te informacje były w formie papierowej. Podaj dokładną datę rozwiązania stosunku pracy, formę i termin wypłaty odprawy i innych świadczeń jeśli są oferowane.

 Kontroluj przebieg rozmowy

Nie mów  nigdy pracownikowi „to nie jest najgorsza rzecz w życiu jaka może ci się przydarzyć”. Jest całkiem prawdopodobne, że to jest najgorsza rzecz jaka do tej pory mu się przytrafiła.

 Wyjaśnij przyczyny krótko i zwięźle

Rozmowa powinna trwać od 10 do 15 minut – niektórzy specjaliści radzą, żeby nie przekraczała 10 minut. Podaj jasny powód zwolnienia pracownika. Nie musisz w detalach wyjaśniać pracownikowi poszczególnych przyczyn podjęcia decyzji o zwolnieniu, ale powinieneś podać rozsądne i krótkie wytłumaczenie. Wysłuchaj co ma do powiedzenia zwalniany pracownik. Powinieneś pozwolić pracownikowi na przedstawienie własnego stanowiska.

Daj referencje

Jeżeli szanujesz zwalnianego pracownika, widzisz jego profesjonalizm w pracy, wiesz, że jest dobrym fachowcem powiedz mu o tym i zapewnij, że chętnie wystawisz mu list referencyjny. Pamiętaj, że danego słowa musisz dotrzymać. W referencjach podaj jak najwięcej szczegółów związanych z wynikami pracy oraz postawami pracownika.

 Zachowaj powagę

Nie bądź nad wyraz miły ani dowcipny. To nie jest czas na opowiadanie żartów lub wspominanie wspólnej przeszłości. Ale nie bądź fałszywie współczujący. Jeżeli sam w swoim życiu nie doświadczyłeś, co to znaczy zostać zwolnionym, nie mów swojemu pracownikowi, że wiesz, co on czuje i że rozumiesz, w jakiej znalazł się sytuacji. To może go dodatkowo poirytować.

Nie usprawiedliwiaj się

Nie przyjmuj postawy przepraszającej. Unikaj sformułowań w stylu „gdyby to zależało ode mnie, nie dopuściłbym do tej sytuacji”. Takie wypowiedzi mogą spowodować, że zwalniany pracownik uzna, że decyzja o zwolnieniu została podjęta pochopnie i co gorsza nie została dogłębnie przeanalizowana.

 Powstrzymaj się od niewłaściwych emocji

Nie okazuj swoich emocji. Nawet jeżeli jesteś zadowolony z decyzji zwolnienia danego pracownika, zachowaj swoje emocje dla siebie. Rozmowa komunikująca zwolnienie powinna być prowadzona bez podtekstów emocjonalnych. To nie jest czas, aby wypominać sobie wzajemne urazy, zresztą taka postawa może spowodować, że zwalniany pracownik skieruje sprawę do sądu pracy.

Życzenia – nie tylko na święta

 Rozmowa komunikująca zwolnienie to jedno z najtrudniejszych i najbardziej stresujących zadań, z jakimi spotykają się menedżerowie firm zmuszonych do częściowej redukcji zatrudnienia. Jest to jednocześnie jeden z najbardziej wrażliwych momentów, które kształtują opinię o firmie wśród odchodzących pracowników. Chciałoby się powiedzieć: pokaż mi, jak zwalniasz ludzi, a powiem ci, co potrafisz.

Niech Twoje pomyłki w sytuacji rozmów z pracownikami będą dla Ciebie źródłem mądrości. Oby w Nowym Roku dane Ci były również dni słoneczne i jasne, które rozjaśnią masę tych szarych dni.