Nie myśl o niebieskim króliku

W środę 05.08 kończę swoją przygodę z kursem superwizji w coachingu ICC. Czeka mnie, mam nadzieję, kolejna przygoda – towarzyszenie coachom w ich pracy, rozwoju podczas superwizji.

Dzięki prowadzącym kurs, kursantom „braciom i siostrom w superwizji”, samym superwizantom – wiele się dowiedziałam o ludziach, którzy wyrazili wolę uczestniczenia w superwizjach. Sporo też nauczyłam się o sobie.

Mam nadzieję, że dzięki superwizjom, coachowie, którzy w nich uczestniczyli, zobaczyli, że zawód coacha nie jest rozwojową „partyzantką” lecz procesem ustawicznego doskonalenia osobistego i zawodowego. Mam nadzieję także, że upewnili się co do tego, jak wartościowa jest informacja zwrotna oparta ona faktach.

Najczęstszym powodem, dla którego coachowie zgłaszają się na superwizję jest potrzeba zwiększenia pewności siebie w roli coacha, podejmowanie bardziej świadomych interwencji coachingowych, potrzeba przepracowania własnych emocji, zwłaszcza w sytuacji utknięcia w procesie z klientem – poszukiwanie źródeł problemu, szukanie sposobu na jego rozwiązanie.

Udzielić komuś informacji zwrotnej to, jak sama nazwa wskazuje, dać mu pewne informacje. W powszechnym znaczeniu, informacja zwrotna jest zwykle treścią lub opinią przekazywaną osobie, której ta treść lub opinia dotyczy.

W moim środowisku zawodowym termin „informacja zwrotna” stosowany jest czasem dla zakamuflowania krytyki. W najgorszym przypadku może to być nawet akt agresji, kiedy używasz grzecznego terminu „informacja zwrotna”, żeby komuś dopiec. Zdanie „Chciałabym ci dać informację zwrotną, jeśli pozwolisz” – może naprawdę zaniepokoić osobę, która ma tę informacje otrzymać. Przypuszcza ona bowiem, że za chwilę zostanie skrytykowana albo że „ma kłopoty”. A szkoda, ponieważ informacja zwrotna może mieć dokładnie odwrotne znaczenie.

Wiele osób nie lubi udzielać informacji zwrotnej dużo bardziej niż ją otrzymywać. Dzieje się tak, ponieważ niektórzy mają skłonność do skupiania się potencjalnie negatywnej reakcji osoby, której mieliby tej informacji udzielić. To powoduje twój dyskomfort oraz obawy, że osoba przyjmująca informację zwrotną pomyśli o tobie źle albo cię odrzuci. Możesz również przypuszczać, że zareaguje emocjonalnie – może być defensywna, wroga albo nerwowa.

Ironia losu polega na tym, że mentalne nastawienie się człowieka na to, że coś pójdzie źle, zwiększa szansę na realizacje tych przewidywań. To dlatego, że umysł orientuje się co do tego, o czym myśli najbardziej intensywnie. Przykładowo, jeśli otrzymasz zadanie, żebyś nie myślał o niebieskim króliku w okularach przeciwsłonecznych, czyż nie o nim właśnie pomyślisz?

Zanim udzielisz informacji zwrotnej, często wyobrażasz sobie koszmarne scenariusze, po czym dokładasz wszelkich starań, żeby się one nie wydarzyły. Działa to na podobnej zasadzie, jak powiedzenie „nie myśl o niebieskim króliku”. Na tym właśnie się skupisz.

Jak rozwiązać ten problem? Zwyczajnie, skup się na tym, czego chcesz, zamiast na tym, czego nie chcesz. Skieruj uwagę na to, jak chciałbyś, żeby sprawy wyglądały. To prosty przełącznik, który może diametralnie zmienić kierunek twojej rozmowy.

Oddziałuje on również na poziomie emocji, jeśli chcesz się czuć zrelaksowany podczas informacji zwrotnej, pomyśl: „ok, teraz czuje spokój”. Rozbudowuj swoje wyobrażenie – przywołaj wspomnienia, jakie to uczucie, być zrelaksowanym oraz jak to będzie wyglądało w danej sytuacji.

7 kluczowych zasad udzielania informacji zwrotnej:

  1. Przygotowanie: co i dlaczego

Zanim udzielisz informacji zwrotnej, zadbaj o to, byś był dobrze przygotowany i skupiony na zadaniu. Zawczasu ustal, co chcesz przekazać drugiej osobie. Pomyśl, w jaki sposób i gdzie planujesz przekazać te informacje. Spróbuj również przewidzieć, jak rozmówca może zareagować, jak się poczuje. Wybierz najlepszą drogę dotarcia do drugiej osoby, wykorzystując swoją wiedzę o niej oraz o sytuacji. Nie musisz wcale używać słów „informacja zwrotna”. Wystarczy, że na przykład powiesz „Czy możemy pogadać o wczorajszym spotkaniu? Chciałbym porozmawiać o tym, jak ono przebiegło.”

  1. Pozytywna intencja

Zastanów się, czy twoje intencje są pozytywne? Jaką korzyść odniesie druga osoba? Może to być rozwój osobisty, postęp w wykonywanym zadaniu albo podniesienie efektywności pracy. Kiedy już będziesz mieć pewność, jakie korzyści odniesie z tej rozmowy druga osoba, możesz podzielić się z nią informacją o tym, mówiąc: „Mam nadzieję, że ta rozmowa pozwoli ci uświadomić sobie, że nie musisz znać odpowiedzi na wszystkie pytania”.

  1. Obiektywny, nie subiektywny

Bycie subiektywnym oznacza pominięcie osobistych opinii i pozostawienie tylko suchych faktów dotyczących danej sytuacji. Stwierdzenia subiektywne polegają na sugerowaniu się wyłącznie osobistą opinią, tak więc łatwiej można je odrzucić lub zdementować. Stwierdzenia obiektywne są z reguły bardziej neutralne i wierne prawdzie, dlatego łatwiejsze do przyjęcia. W końcu chodzi o to, żeby sytuacja znalazła pozytywne rozwiązanie, a nie żeby udowodnić, że ktoś nie ma racji.

  1. Zachowanie, a nie osobowość

Konstruktywna informacja zwrotna to komentarz dotyczący zachowania, a nie danej osoby czy jej osobowości. Ogólnie ludzie mają poczucie wyboru w kwestii tego, co robią, ale nie mają go zbyt wiele w kwestii wyboru tego, kim są. Udzielaj zatem informacji opartej na obserwacji zachowania, nie zaś na osądach danej osoby lub jej osobowości.

  1. Wyważone przesłanie

Aby udzielać informacji zwrotnej w sposób wyważony najlepiej, kiedy „pozytywy” równoważą „negatywy”. Postępuj tak jedynie wówczas, gdy informacje pozytywne odnoszą się w jakiś sposób do tych negatywnych i możesz je przekazać w sposób szczery i naturalny. „Naturalny” oznacza zgodny z tym, co jest omawiane.

Postępując tak, pomagasz spojrzeć na okoliczności z pewnej perspektywy i pozwalasz osobie otrzymującej informacje zwrotną zachować optymizm. Dużo gorzej sprawdza się próba wyszukiwania (na siłę) pozytywnych cech i wtrącania tego w rozmowę, w celu „wybielenia” kiepskiego przekazu. Zadbaj o prawdziwość pozytywnych przekazów.

  1. Upewnij się, co do zrozumienia

Bardzo ważne jest, żebyś sprawdził, czy druga osoba zrozumiała Twój przekaz i czy odpowiednio angażuje się w rozmowę. To z jednej strony sposób na podtrzymanie kontaktu, z drugiej strony sprawienie, aby informacja zwrotna była skuteczna. Kiedy sprawdzasz stopień zrozumienia i zaangażowania drugiej osoby, pozbawiasz także siebie presji, by ciągle mówić, a rozmówcy pozwalasz zaprezentować jego własne poglądy. Powoduje to, że rozmowa staje się faktycznie dialogiem, a nie monologiem. Przypilnuj, aby zrobić to w odpowiednim momencie, czyli po tym, jak podasz cały przekaz informacji zwrotnej.

  1. Pomóż zdecydować, co dalej

Kiedy stosujesz technikę rozmowy zdrowego „dorosłego” z „dorosłym”, najlepiej, gdy działania bądź kolejne kroki uzgadniane są we wzajemnej współpracy, a nie są poleceniem. Pomoc drugiej osobie w podjęciu decyzji, da jej poczucie uczestniczenia w rozwiązywaniu problemu.

Oczywiście możesz odnieść się do jej decyzji, ale bądź ostrożny. Czasem lepiej pozwolić komuś postępować według jego planu, który niekoniecznie musisz uważać za słuszny, niż zanegować o w imię twojego planu. W końcu większość problemów nie wymaga natychmiastowego rozwiązania, tak więc nie musisz udowadniać, że twój pomysł jest idealnym rozwiązaniem. Twoja intuicja podpowie ci, kiedy powinieneś coś podważyć, a kiedy odpuścić.

Większość ludzi chciałoby regularnie otrzymywać konstruktywną informację zwrotną. Taką, która wspiera ich zdolność uczenia się i rozwój oraz pomaga osiągnąć sukcesy. Wyzwanie jakie stoi przed ludźmi, którzy udzielają informacji zwrotnej to przekazywać te informacje w wyważony, naturalny sposób, żeby ich odbiorcy mogli czerpać z tego autentyczne korzyści.

*****

W środę staję do egzaminu. Będzie to ostatnia okazja, żeby się przekonać, czego nie umiem. Trzymajcie za mnie kciuki. W końcu każdy z nas jest lub będzie superwizorem. Przyznaję, że kurs oraz prowadzone w jego trakcie superwizje uchroniły mnie przed rutyną w zawodzie coacha, pozwoliły tez zdystansować się do własnych przekonań na temat coachingu i rozwoju w ogóle. Zachowałam pokorę do nowego zawodu i pragnę go teraz doskonalić.