Z cyklu: „Urwanie głowy” – „Błogosławiony brak informacji”_Miesięcznik Benefit_01/2019

• Autorytet lidera
• Komunikacja menedżerska

Początkowo miałam zamiar zatytułować ten felieton „Cud niepamięci” – nie wiem, jak Państwo, ale ja mam coraz większy kłopot z przypomnieniem sobie wydarzeń ostatnich dwudziestu, dwudziestu pięciu lat. Wszystko w moim umyśle spowija mgła. Trudno mi o przypomnienie sobie kontekstu konkretnych zdarzeń, ponieważ coraz więcej spraw i coraz więcej osób rywalizuje o moją uwagę. Ludzie potrzebują ze mną porozmawiać a informacje nieustannie napływają do mnie ze wszystkich kierunków.

Mam niestety zwyczaj przeprowadzania różnego rodzaju sondaży, testów na moich studentach czy klientach. Z moich obserwacji wynika, że łatwiej jest ludziom podawać daty zdarzeń bardzo odległych w czasie niż tych z ostatnich lat. Zadziwiająco dużo osób wie, że w 1410 roku miała miejsce jedna
z największych bitew w historii średniowiecznej Europy, stoczona na polach pod Grunwaldem. Niewielu za to potrafi podać rok wejścia Polski do Unii Europejskiej. Tracimy pamięć? Czy może zyskujemy niepamięć?

Lepiej być bogatym niż biednym, lepiej wiedzieć niż nie wiedzieć? Na szczęście nie istnieje żaden zbiór informacji, które każdy powinien znać. Jeśli jednak ktoś z Państwa pełni funkcje menedżerskie, zarządcze, spoczywa na nim większa niż kiedyś odpowiedzialność za wyjaśnianie ludziom różnych rzeczy i zarządzanie informacją. Nie trzeba przy tym wiedzieć, jak odpowiedzieć na najczęściej stawiane przez pracowników pytania. Wypada tylko wiedzieć, kto wie. Albo mówić, co się wie, bez udawania i pozy.

Paradoksalnie coraz mniej osób posiada pełną wiedzę na dowolny temat, w końcu każdy może ją łatwo zdobyć. I ze swadą dzieli się tym, co wie, powtarzając zasłyszane informacje. Żeby uzyskać potrzebne dane, wystarczy podłączyć się do sieci, otworzyć podręcznik, wykonać kilka lub kilkanaście telefonów, skonsultować się z dowolnym ekspertem albo kupić najnowszą wersję oprogramowania. Nie wiedział – a już wie! Z moich doświadczeń wynika, że częstą przyczyną problemów zwłaszcza w organizacjach nie jest jednak brak, lecz nadmiar informacji, szczególnie zbyt ogólnych.

 WYIMEK:Zaryzykuję stwierdzenie, że więcej informacji oznacza tylko dezorientację, chaos informacyjny. Po co przekazywać ludziom wszystkie informacje? Skoro liczą się tylko te ważne, dotyczące danego zagadnienia?

Wiem więcej, ale wciąż pozostaję w tyle

Bezustanny zalew informacji w firmach powoduje uczucie niezdrowego nadmiaru, prowadzące ostatecznie do przytłoczenia i stresu. Niewielu menedżerów wie, jak odpuścić nieistotne sprawy. Większość wpada w pewien przesadny stan, nazwijmy go „infomanią”. Chwyta wszystko, co nawinie się pod rękę i niczego nie odpuszcza. Komunikuje wszystko i wszystkim.

Ostatnio przy okazji osobistej zmiany okryłam, że nie muszę przechowywać wszystkich książek. Trzydzieści lub czterdzieści pozycji to i tak cała półka. Ich streszczenia – zajmują najwyżej pięć centymetrów. Kiedyś książki były trudno dostępne. Książki się zdobywało i posiadało. Dom bez książek był martwy. Dziś myślę, że książki żyją, kiedy są czytane. O istnieniu wielu w swoje biblioteczce nie miałam nawet pojęcia. Dałam im drugie życie, oddając bez żalu komuś, kto na nie czekał. Niech mu służą. Ponieważ równie często otrzymuję książki od rozmaitych osób, wprowadziłam ostatnio nową metodę: szybko przeglądam nową zdobycz, czytam spis rozdziałów, zaznaczam strony, na których znajduje się coś ciekawego dla mnie. Następnie kseruję wybrane strony oraz kartę tytułową i informacje wydawnicze a później… książka trafia do rąk mojego przyjaciela, współpracownika, do jakiejś biblioteki – tam, gdzie ktoś z niej ponownie skorzysta. Ponadto, na twardym dysku komputera mam setki książek, do których mam bardzo łatwy dostęp. Żadnego bałaganu, żadnych stosów. Zaczęłam kontrolować swoją przestrzeń życiową, dzięki czemu mam nadzieję mieć wpływ na dochodzące do mnie informacje. Już nie mogę się ich doczekać, jestem na nie gotowa!

WYIMEK:Informacja to siła, lecz jeśli nie można jej znaleźć ani wykorzystać – nie ma żadnej wartości. Jest istotna, jeśli można do niej szybko dotrzeć i odpowiednio połączyć z innymi informacjami.

Dożywotnia gwarancja

Komunikowanie się jest koniecznością. Nasi praprzodkowie porozumiewali się ze sobą na długo przed tym zanim zostali ludźmi. Porozumiewali się nie po to, by zapewnić sobie sukces towarzyski, lecz raczej po to, żeby przeżyć. Nie da się przetrwać bez współdziałania. Nie da się współdziałać bez porozumiewania się. To, że komunikacja jest tak stara, jak ludzkość, nie znaczy, że wiemy, jak się komunikować. Z wielu zawodowych i życiowych doświadczeń wiem, że bywa wprost przeciwnie.

Nie każda rozmowa jest wymianą informacji. Kiedy na przykład oglądamy wiadomości telewizyjne czy słuchamy radia, uczestniczymy w komunikacji, ale bez tzw. sprzężenia zwrotnego, prowadzący nie słyszą naszych komentarzy, a przez to nie są w stanie na nie adekwatnie zareagować. Myślę sobie czasami: może i lepiej? Być może w przyszłości, w toku zmian ewolucyjnych lub prac nad hybrydą człowieka i sztucznej inteligencji, ludziom po prostu wyrosną klawiatury niczym dodatkowy organ lub kończyna? Gdy będziemy chcieli, żeby ktoś coś dla nas zrobił, podejdziemy do niego i wciśniemy właściwą sekwencję klawiszy. Marzenie? Dla mnie raczej czarny scenariusz. Póki jednak pracownicy w firmach nie są wyposażeni klawiatury, musimy się z nimi komunikować inaczej – wypowiadając odpowiednie słowa w odpowiedniej kolejności.

Za pomocą słów możemy sterować zachowaniem naszych rozmówców, ich przekonaniami, wpływając na podejmowane przez nich decyzje. W ten sposób język jest nie tylko narzędziem komunikacji – jest też narzędziem władzy. Komunikować się trzeba „umić” jak mawiał klasyk. Na szczęście można się tego nauczyć i przyznam z całą stanowczością, że warto.

 Ekonomia komunikacji

Kiedy ktoś komunikuje się za pomocą słów, temu z pewnością przyświeca jakiś cel. Komunikujemy się, bo zwyczajowo chcemy przekazać komuś jakąś myśl. Tempo w biznesie także przyspiesza coraz bardziej. Technologia umożliwiła ludziom szybką pracę na odległość, a rosnąca konkurencja, zarówno w kraju, jak i za granicą sprawiła, że wszystkie firmy muszą ciągle dążyć do zwiększenia wydajności. Informacja płynie tylko w jedną stronę: od szefów do pracowników, bez sprzężenia zwrotnego. Podobnie w firmach: ludzie często mówią do siebie, obok siebie, pod fizyczną obecność innej osoby. Bardziej niż mówią – głośno myślą.

Komunikacja w firmach nie musi być przy tym absolutnie dokłada, musi być wystarczająco dokładna. Dlaczego na przykład nie lubimy, kiedy ktoś komunikuje się z nami w sposób niezrozumiały lub rozwlekły? To proste: ponieważ marnuje nasz czas. Coraz więcej informacji oznacza często dezorientację. Kiedy ludzie są zalewani informacjami, działają mniej skutecznie, niż w sytuacji, gdy mają dostęp do kilku ważnych danych dotyczących danego zagadnienia.

Choć do obowiązków menedżera należy takie sformułowanie myśli, aby swoje wypowiedzi uczynić zrozumiałymi dla pracownika, błędy zdarzać się będą zawsze, dlatego potrzebujemy wzajemnej życzliwości.

Zapamiętaj chociaż tyle:

• Nadmiar informacji wpływa stresująco na każdego.
• Możesz zapanować nad swoją osobistą przestrzenią, możesz też zapanować nad nadawaniem i odbieraniem informacji.
• Trawienie zbyt wielu informacji jest szkodliwe dla ludzi i zespołów.
• Kiedy otrzymasz jakąś wiadomość, zastanów się, czy powinieneś ją zatrzymać, komu przekazać.
• Nie twórz chaosu informacyjnego.